E-shopyManažmentMarketingOnline marketingPodnikanieTechnológie a inovácie
Publikované 9. januára 2021 zobraziť celý profil

Všetci sa snažíme naplno využiť čas, ktorý máme. Niekomu ide organizácia času lepšie a niekomu horšie. Niekomu práca z domu vyhovuje a niekomu vyhovuje menej.

Taktiež je dosť možné, že ak ste boli zvyknutý na každodenný režim chodenia do práce, zmena, ktorú priniesla situácia, v ktorej sa nachádzame a s ňou spojený Home Office, nemusí byť príjemná.

A to hlavne vtedy, ak úplne nezvládate organizáciu času, ktorá je pri takejto práci z domu, ale aj vo všeobecnosti kľúčová. S niektorými aspektmi vám pomôže aj informačný systém ako je aj FLOWii, ale s niektorými si budete musieť poradiť sami a to hlavne disciplínou. Tu je zopár tipov ako si lepšie zorganizovať pracovný aj súkromný život.

flowii.com

Audit času

V prvom rade je potrebné vyhodnotiť, čím trávite najviac času. Môže sa totižto stať, že niečomu venujete oveľa viac času, ako ste si mysleli a naopak, niečomu možno menej. Odpisovanie na emaily vám napríklad môže zabrať aj hodinu, pričom ste si mysleli, že je to iba 20 minút.

Ak by ste sa chceli dozvedieť, koľko vám dané aktivity počas dňa zaberú, najjednoduchšie je na to použiť jednu z aplikácií RescueTime, Toggl, Harvest alebo aj obyčajný kalendár v telefóne. Po tom, čo budete do týchto aplikácii zadávať údaje o vašich aktivitách aspoň po dobu jedného týždňa, aplikácie vyhodnotia potrebné dáta za vás.

Nastavenie časového okna pre každú úlohu

Ak máte na danú úlohu vyhradený presný čas, v momente, kedy si sadnete za počítač s úmyslom dokončiť úlohu, na ktorú ste si čas vyhradili, váš mozog bude mať jasný cieľ a nebude rušený inými záležitosťami. Často sa totiž stáva, že naša práca nie je efektívna práve preto, že aj keď sa snažíme sústrediť na jednu úlohu, naša myseľ odbieha k iným povinnostiam.

To-do list

Viac klišé čo sa týka time managementu už v tomto blogu nenájdete. Avšak odškrtnúť splnenú úlohu je vždy skvelý pocit, ktorý sa môže stať návykovým a následne viesť k zvýšenej produktivite. Tu sa aj v dnešnej digitálnej dobe stále odporúča poctivý papier a ceruzka. Vaše úlohy tak dostanú materiálnu podobu a neodškrtnutie bude o to trpkejšie a motivujúcejšie.

Plánovanie dopredu

Ak idete do pracovného dňa bez jasného cieľu, je dosť pravdepodobné, že takýto deň nebude až natoľko efektívny a produktívny, ako by mohol byť, ak by ste si dopredu povedali (zapísali) najdôležitejšie úlohy, ktoré chcete v daný deň splniť. Mark Twain raz povedal:

Ak je tvojou úlohou zjesť žabu, najlepšie je to urobiť hneď ráno. A ak je tvojou úlohou zjesť dve žaby, najlepšie je najskôr zjesť tú väčšiu.

Mark Twain

Ak teda začnete s najťažšou úlohou hneď ráno, predpokladá sa, že máte najviac energie a zároveň, ak ju zvládnete, poslúži to ako motivácia po zbytok dňa. Na druhú stranu, ak začnete s jednoduchšími úlohami, poslúžia vám ako rozcvička pre náročnejšie úlohy. A teda stratégia je pre každého individuálna.

Delegovanie práce na iných

Časom môže byť náročné nechať niekoho urobiť našu prácu, ktorú robíme kvalitne už dlhé roky. Na druhú stranu sa tomu hlavne na vedúcich pozíciách nedá z dlhodobého hľadiska vyhnúť. Vzdaním sa niektorých úloh vám však vznikne priestor pre dôležitejšie úlohy, ktorým tak budete môcť venovať viac času a pozornosti. 

Čas na prestávku

Pri plánovaní úloh je veľmi dôležité vyčleniť si čas na oddych. Ľudský mozog je schopný plného sústredenia iba po dobu 90 minút. Po 90 minútach naša pozornosť klesá a práca sa tak stáva menej efektívnou. Počas prestávky by ste si mali oddýchnuť aj od obrazoviek a čas využiť na prechádzku, jedlo či dobrú knihu.

Využite pravidlo 80/20

Pravidlo 80/20, známe tiež ako Paretov princíp hovorí o tom, že 80% výsledkov (alebo výstupov) vyplýva z 20% všetkých príčin (alebo vstupov) akejkoľvek udalosti. Teda väčšinu výsledku tvorí menšina investovanej jednotky. Toto pravidlo však platí aj naopak, 80 percent vstupov bude mať za následok 20% výstupov. To znamená, že ak sa zameriate na 20 percent najdôležitejších úloh, tieto úlohy vám prinesú 80 percent jednotiek úspechu.

Task managers

Ak hľadáte nastroj, ktorý vám pomôže zorganizovať čas a urobí vás tak produktívnejším, je ich hneď niekoľko. Prvý, ktorý by ste mali používať, je online kalendár. Či už ide o kalendár od Google, Microsoft alebo Apple, všetky majú viac menej podobné funkcie.

Umožňujú vám vytvárať udalosti, pozývať na nich kolegov a mnoho ďalšieho. Ďalej sú tu nástroje zamerané viac na organizáciu úloh, tu vám pomôže aj plánovač úloh od FLOWii, ktorý vám pomôže pri plánovaní a vyhodnocovaní úloh vo firme. Úlohy môžete zadávať konkrétnym kolegom s časovým harmonogramom. Takýto task manager vám vie nahradiť veľa mailov a telefonátov a tak ušetriť aj čas. 

flowii.com

Perfekcionizmus

Perfekcionizmus často stojí v ceste pri dokončovaní úloh, ale faktom je, že nič nie je dokonalé a my si musíme vedieť povedať, kedy sme s danou vecou spokojní natoľko, že sa môžeme presunúť na ďalšiu úlohu. Inak môže takáto snaha o dokonalosť viesť k neefektívnosti práce a stresu.

Asertívnosť

Schopnosť vedieť povedať „nie“ v podstate hovorí samé za seba. Aj keď chcete niekomu veľmi pomôcť, deň má iba 24 hodín a každá práca navyše uberá na efektivite vašej práce. Asertívnosť sa však spája aj so schopnosťou vedieť svoje názory vyjadriť pokojne a bez zbytočných emócií. 

Či už boli tieto tipy pre vás užitočné alebo nie. Pravdou je, že každý sme iný. Na každého funguje niečo iné a preto je dôležité skúšať rôzne nástroje a stratégie. 

Prihlásiť sa na odber

Prosím počkajte...

Ďakujeme za prihlásenie!