Spýtala som sa priamo CEO’s, aké kvality oceňujú na svojich office manažérkach / asistentkách, aby ste mali relevantné informácie, ktoré vás môžu posunúť vo vašej kariére.
Vezmite do úvahy, že office manažérka je jedna z mála ľudí (okrem CEO a HR), ktorá interaguje so zamestnancami na každom leveli a so všetkými oddeleniami, každý jeden deň. Najdôležitejšia kvalita sú komunikačné zručnosti.
Komunikačné zručnosti
Dobré komunikačné zručnosti, sú kľúčom k úspechu.
80% šéfov odpovedalo v dotazníku, že sú pre nich dôležité komunikačné zručnosti. Verte, či nie, na tom ako komunikujete veľmi záleží. Buď si získate dôveru kolegov, alebo ju stratíte. Pri vašej pozícii je dôležité, aby ste dôveru mali vybudovanú.
Naša komunikácia by mala byť efektívna a profesionálna, aby sme odkomunikovali správy, tak aby boli správne pochopené.
Základné komunikačné schopnosti sú počúvanie a načúvanie, hovorenie, čítanie a písanie a vnímanie neverbálnej komunikácie.
Komunikujte:
- Jasne
- Vecne
- Načúvajte a neobhajujte sa
- Prispôsobte tempo
- Sledujte si tón hlasu
- Vyberajte slová a spôsob komunikácie
- Nie je cieľom komunikácie získať súhlas, ale porozumenie
Efektívna komunikácia znamená, keď druhá strana pochopí informáciu, tak ako ju komunikujeme. Je dôležité vedieť sa prispôsobiť v komunikácii druhej strane.
Ak som ja veľmi pozitívne naladená a kolega je v starostiach, tak mojou prehnanou radosťou ho môžem nahnevať. Buďme vnímavé a prispôsobme štýl komunikácie, aby sme dosiahli uspokojenie na oboch stranách.
Mali by sme si uvedomovať aj neverbálnu komunikáciu a tu je zopár signálov, ktoré by sme NEMALI vysielať:
- Nedostatok očného kontaktu
- Kontrolovanie mobilu
- Nedostatok pozornosti
- Uzavretý postoj
- Založené ruky
- Príliš slabé podanie ruky
Pozor na komunikačné bariéry
Môžu vznikať pri každej komunikácií, neporozumenie, rôzne šumy, tichá a nezrozumiteľná komunikácia, nevhodné reakcie na rozdielne názory.
Môžeme mať vnútorné bariéry ako nesympatia, osobné problémy, odpor, nedostatok času. Alebo vonkajšie bariéry ako nepríjemné prostredie, hluk, svetlo, rôzne vyrušovanie.
Určite sa vám stalo, že ste sa na nejakom mieste necítili komfortne. Vtedy aj komunikácia môže ísť ťažšie a zložito. Na dôležité stretnutia si vyberajte aj vhodné miesto.
Poznajme asertivitu
Nezabúdajme, že niekedy musíme pre svoje vlastné dobro a zdravie povedať kolegom aj nie. Vtedy je dobré vedieť ako to správne komunikovať, aby sme sa ho nedotkli. Vyjadrite pochopenie a dajte kolegovi termín, dokedy mu úlohu môžete spracovať.
Iniciatíva
Proaktivita, alebo iniciatíva je druhá najviac cenená kvalita, odpovedalo 60% šéfov. Čo to znamená byť iniciatívna?
Buďte samostatná, sama si nájdite prácu, prichádzajte s nápadmi. Keď budete proaktívna máte zaručený úspech u šéfa, aj u kolegov.
Znamená to, že máte oči a hlavu otvorenú. Všímate si, čo sa deje vo firme, čo treba zlepšiť, či treba utužiť tím, či máte všetko v office, čo zamestnanci potrebujú k práci. Nesmie chýbať nič. Staráte sa o firemné kancelárie ako o svoj byt.
Vybavíte aj nemožné, v tom je čaro vašich schopností.
Budem konkrétnejšia, pre mňa to znamená:
- ak prácu nemám od šéfa, tak si ju nájdem sama a nesedím so založenými rukami,
- som samostatná, nezaťažujem šéfa zbytočnými informáciami,
- mám oči a uši všade, office je môj priestor za ktorý som zodpovedná,
- iniciatívne, upravím, vymením, objednám, zariadim, vybavím,
- navrhujem iniciatívne pomoc (vráti sa mi to tisíckrát).
Kolegom som nápomocná a v tom je čaro Office / HR manažérky. Neprekáža jej to a vníma to ako svoje poslanie. Šéfovia chcú, aby zamestnanci, čiže moji kolegovia boli spokojní.
Navrhujem zlepšenia, nerobím pracovný proces, alebo prácu len preto, že to tak niekto vymyslel. Ale zamýšľam sa ako sa to dá spraviť lepšie. Efektívnejšie. Samozrejme nie nutne vždy je potrebné niečo zlepšovať.
Digitálne zručnosti
Veľmi ma teší, že dnešnú pozíciu office manažérky šéfovia nevnímajú len cez varenie kávy. Rovnako ako iniciatíva, sú pre šéfov dôležité aj digitálne zručnosti. Čiže dámy, nestačí len dobre vyzerať a usmievať sa, treba si svoju pozíciu získať šikovnosťou a zručnosťami. Ale úsmev samozrejme pomôže :).
Pracujte efektívne vďaka aplikáciám a systémom, ktoré vám pomôžu mať office pod kontrolou. Excel, Google aplikácie, či interné systémy, vy musíte byť tá, ktorá ich má v malíčku.
Nemáte s nimi skúsenosť? Choďte a vzdelávajte sa. Pýtajte si budget na vzdelávanie, ak si to firma ešte nevie dovoliť, vzdelávajte sa sama. Určite sa vám táto investícia do seba vráti.
Technológie hýbu svetom a ešte viac za poslednú dobu, ktorá nás všetkých preskúšala ako sa vieme adaptovať na online svet.
Ak neviete kde začať, neváhajte ma kontaktovať a rada vám pomôžem.
Lojalita
Lojalita znamená, že ste v súlade s firemnou kultúrou, prostredím, pracovnou pozíciou.
Jednoducho sa nesťažujete v kuchynke na to, čo ako firma robí. A najdôležitejšie, nevynášate informácie von z firmy, hlavne o nedostatkoch a problémoch firmy.
Lojalita znamená, že ste diplomatická, viete v správnom čase povedať aj konštruktívnu kritiku, ale zároveň firmu odhodlane budete podporovať.
Flexibilita
Šéfovia ocenia, ak sa viete prispôsobiť chodu firmy, potrebám zamestnancov a klientov. Byť flexibilná pri práci office manažérky je jedna z najdôležitejších vlastností, aby ste sa nezbláznili.
Pomáha vám riešiť zmeny, problémy, úlohy s chladnou hlavou a nepodľahnete panike. Rýchlo sa adaptujete na danú situáciu. Už len pri náznaku problému, vám ide v hlave riešenie.
Aj jedna z požiadaviek šéfov na office manažérky je flexibilita, pružnosť, schopnosť prispôsobiť sa zmenám.
Harvard Competency dictionary definuje flexibilitu ako: „Zachovanie akcieschopnosti, keď dochádza k výrazným zmenám v pracovných úlohách alebo v pracovnom prostredí, efektívne prispôsobenie sa práci v rámci nových štruktúr, procesov, požiadaviek alebo kultúr.“
Mne osobne táto vlastnosť veľmi zjednodušuje život.
Schopnosť adaptovať sa na nové situácie, vám prinesie nové možnosti, nových ľudí do života a aj možno lepšiu pracovnú pozíciu. Pretože nebudete za tú, ktorá vždy má zo všetkým problém, ale tá ktorá všetko vyrieši s úsmevom.
BUĎTE PRIPRAVENÉ NA ZMENU!
Nebojte sa improvizovať, konajte aj bez plánu.
Zodpovednosť
Zodpovednosť znamená, že čo sľúbim, to dodržím. Ak ma šéf požiada o niečo, tak vie, že to môže považovať za vybavené a nemusí ma kontrolovať, či som to spravila.
Pristupujte zodpovedne ku svojej práci a uvidíte, že vám to vydláždi cestu ku rešpektu a dôvere.
Zhrnutie na záver
Je dôležité si zvyšovať a zlepšovať najviac svoje komunikačné zručnosti. Čítajte, sledujte ľudí, ktorí sa tejto téme venujú, vzdelávajte sa v tejto téme. Pomôže vám to zlepšiť kvalitu života nielen pracovného, ale aj súkromného.
Poznajte svojho šéfa a kolegov, bude sa vám s nimi jednoduchšie spolupracovať a získavať rešpekt.
