Cestovné náhradyManažmentPodnikanieÚčtovníctvo
Publikované 24. januára 2019 zobraziť celý profil

Pracovné cesty sú bežnou súčasťou pracovného života mnohých ľudí. S vysielaním zamestnancov na pracovné cesty sa u zamestnávateľov spájajú rozsiahlejšie povinnosti, než keď zamestnanec pracuje z teplej kancelárie na Slovensku. Pri výkone práce z kancelárie firmy na Slovensku sa na zamestnávateľa sťahuje najmä povinnosť platiť za zamestnanca povinné odvody do zdravotnej a sociálnej poisťovne. Pokiaľ je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu do zahraničia, povinnosti zamestnávateľa narastajú. A to aj v prípade krátkodobej, jednodňovej pracovnej cesty.

Povinnosti zamestnávateľa pri vysielaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu

Pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu je potrebné vychádzať zo Zákonníka práce, ktorý dáva zamestnávateľovi možnosť vyslať zamestnanca na nevyhnutné potrebné obdobie na pracovnú cestu.

Zahraničná pracovná cesta znamená, že zamestnanec bol zamestnávateľom vyslaný do inej krajiny, kde vykonáva zadanú prácu v prospech svojho slovenského zamestnávateľa, ktorý ho na pracovnú cestu vyslal. Vo väčšine prípadov potrebuje zamestnávateľ na vyslanie zamestnanca jeho súhlas.
Podľa zákona je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu poskytnúť náhradu výdavkov, ktoré mu vzniknú v súvislosti s výkonom práce.

Ide o preplatenie nasledovných výdajov:

  • náhrada preukázaných cestovných výdavkov (cestovné lístky, letenky…),
  • náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie (nie je určený limit, no môže si ho určiť zamestnávateľ, prípadne ubytovanie vybrať sám),
  • náhrada potrebných vedľajších výdavkov(telefón, internet, parkovanie…),
  • náhrada liečebných výdavkov za nevyhnutnú a neodkladnú zdravotnú starostlivosť poskytnutú v zahraničí (napríklad v prípade nehody),
  • povinné alebo odporúčané očkovanie (povinné očkovanie do zdravotne znevýhodnených oblastí),
  • náhrada za cesty na návštevu rodiny,
  • stravné (pri tuzemskej pracovnej ceste je stanovená dolná časová hranica nároku na stravné, pri zahraničnej nie).

Pred odcestovaním na pracovnú cestu má zamestnanec právo žiadať o poskytnutie preddavkov na pokrytie nákladov súvisiacich s pracovnou cestou. Ak zamestnanec o takýto preddavok požiada, zamestnávateľ je povinný ho zamestnancovi poskytnúť, a to do výšky predpokladaných celkových nákladov. Povinnosťou zamestnanca je následne do 10 dní od návratu z pracovnej cesty odovzdať zamestnávateľovi písomné doklady potrebné pre vyúčtovanie pracovnej cesty a vrátiť nevyúčtovaný preddavok.

Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu, môže zamestnávateľ nad rámec zákona ponúknuť ešte nasledujúce kompenzácie:

  • iné a vyššie náhrady,
  • iné druhy komerčného poistenia,
  • vreckové.

Tieto náhrady majú čisto dobrovoľný charakter a ich poskytnutie je na zamestnávateľovi, zamestnanec si ich vyplatenie nárokovať nemôže.

Cestovné poistenie zamestnanca

Vybaviť zamestnancovi cestovné poistenie pred vyslaním zamestnanca na pracovnú cestu medzi povinnosti zamestnávateľa nepatrí. Povinnosťou je len preplatiť vzniknuté výdavky na neodkladnú zdravotnú starostlivosť, ktorá vznikla v zahraničí. Väčšina zamestnávateľov, preto krátkodobé cestovné poistenie zamestnancom neuzatvára. Spoliehajú sa na to, že prípadné vzniknuté výdavky následne zamestnancovi preplatia a ak žiadne nevzniknutú, majú ušetrené.

Tento spôsob sa môže zamestnávateľovi výrazne predražiť. Väčšina zamestnávateľov predpokladá, že nakoľko zamestnanci majú európsku zdravotnú kartičku a mnohí aj individuálne poistenie, prípadné vzniknuté náklady nebudú vysoké, no reálna situácia môže byť iná.

Kedy sa môžu výdavky za nevyhnutnú zdravotnú starostlivosť predražiť

Systém európskej zdravotnej kartičky (vzťahuje sa na krajiny Európskej únie, Nórsko, Island, Lichtenštajnsko a Švajčiarsko) funguje na princípe rovnosti, ktorý zabezpečuje rovnakú zdravotnú starostlivosť ako majú domáci obyvatelia. No málokto si uvedomuje, že systém kryje len náklady v zariadeniach, ktoré sú v krajine napojené na systém verejného poistenia.

Pri život ohrozujúcich situáciách je dôležitá najmä záchrana pacienta, čo znamená, že pacient je prevážaný do najbližšej nemocnice, bez ohľadu na fakt, či je napojená na systém verejného zdravotného poistenia alebo nie.

Pokiaľ nemocnica na tento systém napojená nie je, pre pacienta to znamená mastný účet za poskytnutie neodkladnej zdravotnej starostlivosti, ktorý sa môže vyšplhať aj na niekoľko tisíc eur (stačí len prevoz sanitkou, vyšetrenie a hospitalizácia).

A tento účet je zamestnávateľ pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu, podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, povinný uhradiť. Pokiaľ by mal zamestnanec uzatvorené cestovné poistenie, všetky tieto náklady, by boli kryté z neho.
Európska zdravotná kartička taktiež neprepláca náklady na:

  • doplatok spoluúčasti,
  • náklady na prevoz späť na Slovensko,
  • náklady na repatriáciu telesných pozostatkov,
  • vyššie náklady za lieky (preplácajú sa len do výšky, ktorú by uhradila miestna zdravotná poisťovňa).

Pracovné cesty sú súčasťou mnohých firiem. Majitelia sa snažia uvažovať ekonomicky a náklady na pracovnú cestu zamestnanca eliminovať na minimum. Neuvedomujú si však, že predpokladané minimálne náklady, sa môžu vďaka neočakávaným udalostiam neúmerne navýšiť.

Investovať pár eur do krátkodobého cestovného poistenia zamestnanca v konečnom dôsledku vyjde menej, ako povinnosť preplatiť niekoľko tisícové náklady na zdravotnú starostlivosť, ktoré zamestnancovi v zahraničí vznikli. Hoci sa cestovné poistenie môže zdať byť zbytočnosťou, najmä pri krátkodobých cestách k susedom, reálne skúsenosti ukazujú opak. Neočakávané udalosti sa stávajú a vzniknuté náklady môžu byť pre menšiu firmu aj likvidačné.