V nasledovnom videonávode sa dozviete, ako vo virtuálnej registračnej pokladnici správne vystaviť doklad o úhrade faktúry v hotovosti a ako si nastaviť softvérový ovládač tak, aby vám uľahčil prácu v tejto agende.
Video návod
(článok pokračuje pod videom)
Keď vám zákazník zaplatí faktúru v hotovosti, ste mu povinný vystaviť potvrdenie z registračnej pokladnice. Táto povinnosť sa vzťahuje na všetkých podnikateľov, ktorí sú povinný používať registračnú pokladnicu.
Doklad o úhrade faktúry v hotovosti nesmiete vystavovať ako bežný položkový doklad1), ale musíte ho vytvoriť v samostatnej agende.
Vo virtuálnej pokladnici ju nájdete po kliknutí na „Nový doklad“ a „Úhradu faktúry„. Potom sa vám otvorí okno, v ktorom vyplníte polia Číslo faktúry a Suma na úhradu. Na tejto obrazovke po kliknutí na ikonu 
môžete pridať identifikátor kupujúceho. Preddefinované sú polia identifikátora ako IČO, DIČ, IČ DPH alebo môžete zvoliť iný údaj.
Doklad sa vytvorí po kliknutí na ikonu 
. Následne môžete doklad odoslať e‑mailom prostredníctvom tlačidla 
alebo môžete doklad vytlačiť kliknutím na ikonu 
.
Doklad je možné vytlačiť alebo zaslať elektronicky iba raz. Viac sa o tejto téme dočítate v článku Pokladničné doklady e‑mailom.
Doklad o úhrade faktúry v hotovosti môžete vystaviť aj so zápornou sumou a to tak, že vložíte znamienko mínus pred sumu úhrady. Tento postup využijete, keď vraciate niekomu peniaze v hotovosti, napríklad za dobropis.
Pri tlači originál pokladničného dokladu odovzdávate zákazníkovi. Dobrým zvykom je vytlačiť si aj kópiu pre účtovníčku, aby ste aj vy mali doklad o tom, kedy ste prijali platbu za faktúru.
Zákon zakazuje2) tlač viacerých originálov a preto kópiu dokladu o úhrade faktúry musíte robiť tak, že sa vrátite do Hlavného menu, kliknete na „Vystavené doklady„, vyberiete si konkrétny doklad a vytlačíte ho.
Tento postup je zdĺhavý a nepraktický. Preto sme do softvérového ovládača KML Tlačiareň pridali funkciu, ktorá po vystavení originálu dokladu o úhrade faktúry vytlačí aj kópiu tohto dokladu.
Počet kópií si nastavíte nasledovne:
- Otvoríte aplikáciu KML Tlačiareň
. - Kliknete na ikonu vedľa licencie
. - Zrolujete nadol, na časť Úhrada faktúry a nastavíte si počet želaných kópií.
Po vystavení originálu dokladu o úhrade faktúry v hotovosti sa automatický vytlačí aj kópia.
1) Vyjadrenie Finančnej správy k tlači dokladov o úhrade faktúry v hotovosti
2) 8 ods.6 zákona č. 289/2008 Z.z. Podnikateľ, ktorý používa pokladnicu e-kasa klient, môže vytlačiť alebo elektronicky kupujúcemu zaslať iba jeden originál pokladničného dokladu. Vyjadrenie Finančnej správy k tlači dvoch originálov pokladničných dokladov
