Biznis mentoringu sa venujem viac ako dva roky. Robila som konzultácie v 120-tich rôznych firmách a 90 % z nich vôbec nepoužíva metódu mapovania biznis procesov a nič netuší o jej výhodách. V tomto článku sa dozviete, prečo je mapovanie biznis procesov pre podnikanie dôležité. Najprv si ujasníme, čo je mapovanie biznis procesov, a v ďalšom článku sa potom pozrieme na jeho výhody.
Čo je mapovanie biznis procesov
Mapovanie biznis procesov prebieha v nasledujúcich krokoch:
1. AKO TO FUNGUJE DNES – najprv si zmapujeme existujúce procesy vo firme. Napríklad, ak vyrábate tričká, prejdete si všetky procesy, ktoré súvisia s ich výrobou (spôsob výberu strojov, materiálu, pracovnej sily…) a distribúciou (ako sa výrobok dostane ku klientovi, či využijete veľkosklady alebo skôr retailové predajne, akú marketingovú kampaň uprednostníte…).
2. GAP ANALÝZA – potom hľadáme nezrovnalosti (GAP – medzeru) medzi súčasným stavom vo firme a jeho ideálom (aké by to mohlo byť). Rozmýšľame, akým spôsobom môžeme medzeru prekonať. Čo potrebujeme spraviť, aby procesy vo firme fungovali lepšie. Odstraňujeme úzke, slabé a kritické miesta, pričom myslíme na maximálnu kvalitu pri najnižšej možnej cene.
3. ROZHODNUTIA O ZMENÁCH – výsledkom GAP analýzy môže byť odstránenie chýb, ktoré vznikajú ľudským faktorom. Zlacnenie procesu môžeme získať aj skrátením času. (Napríklad zjednodušíme výber kvalitného materiálu na výrobu tričiek. Asistentka už nebude pobehovať medzi jednotlivými oddeleniami a zháňať súhlas kompetentných osôb, ale využije online komunikáciu.) Vyrobíme viac za menej peňazí alebo za kratší čas.
Ďalším rozhodnutím môže byť aj automatizácia procesu prostredníctvom softwaru, ktorý prinesie želaný efekt a je k dispozícii zdarma alebo priamo šitý na mieru.
Nie všetky zmeny môžeme implementovať naraz. Realizujeme ich postupne, na základe toho, v akej fáze sa firma nachádza. Je dôležité si určiť priority, ktoré rozhodnutia uskutočníme hneď, a ktoré neskôr, s prihliadnutím nielen na benefity, ale aj na finančné možnosti firmy a rýchlosť ich uskutočnenia.
4. POROVNANIE – odmeriame si výsledok zrealizovanej zmeny, aké to bolo predtým, a aké je to teraz. Zistíme, či sme dosiahli želaný stav v podobe buď vyšších tržieb, objednávok alebo znížených výrobných nákladov pri zachovaní maximálnej kvality.
Nabudúce si v článku posvietime na to, prečo je užitočné aj pre malú firmu vedieť, ako sa v nej činnosti dejú a ako zistiť, prečo sú výsledky také, aké sú.
