Mnohí podnikatelia mapovanie biznis procesov a ich optimalizáciu vnímajú ako veľkú neznámu. Myslia si, že ide o korporátnu tému, akúsi byrokraciu, ktorá im prinesie viac problémov než úžitku. Neuvedomujú si, aké výhody im tvorba procesných máp môže priniesť, v čom je táto metóda užitočná, a ako ju môžu využiť pri riadení firmy.
Mapovanie biznis procesov prináša tieto výhody:
1. Keď je biznis proces nastavený optimálne, manažér a majiteľ firmy sa môžu na neho spoľahnúť pri svojich biznis rozhodnutiach. Vďaka nemu dokážu lepšie riadiť firmu, viesť svoj tím a dosahovať kvalitnejšie výsledky. Strategické a každodenné rozhodnutia môže podnikateľ robiť dvojako.
Buď sa rozhoduje na základe intuície (vtedy neprihliada na fakty a čísla, zabúda, že firma má svoju históriu, dosiahnuté pozitívne alebo negatívne výsledky) a fungovanie firmy je dielom náhody.
Alebo vychádza z dokonale zmapovaných biznis procesov (vyhodnocuje výsledky, analyzuje informácie, riadi sa podľa toho, čo v minulosti prinieslo úžitok, venuje energiu efektívnym činnostiam a eliminuje tie, ktoré sa neukázali ako fungujúce, rozoberá správnosť vlastných odhadov), a tak posúva riadenie firmy na vyššiu úroveň.
Vďaka tomu dokáže vo firme robiť aj zásadnejšie zmeny a stabilné rozhodnutia s väčšou istotou.
Okrem realizácie zmien je dôležité merať výsledky, ktoré priniesli prijaté zmeny vo firme. Vyhodnotíme, či očakávaný efekt nastal, v čom bol lepší alebo horší. Potom upravíme jednotlivé činnosti, aby sme nakoniec želaný výsledok dosiahli.
Avšak toto všetko je úplne zbytočné, ak nevieme kam smerujeme a aký má firma cieľ.
2. Možnosť optimalizovať biznis procesy a činnosti vo firme, a nastaviť štatistiky a merania, ktoré podporia rozhodnutia manažéra a majiteľa firmy. Každá firma by mala mať pre svoj biznis individuálne nastavené kľúčové ukazovatele výkonu.
Výkonnosť môžeme merať pomocou výšky obratu, efektívnosti kampane alebo produktu, ktorý dosiahol očakávaný efekt vzhľadom na náklady do jeho vývoja, či ziskovosti jednotlivých zákaziek. Môžeme sledovať štruktúru nákladov, ako sa podieľajú na tvorbe ceny, s ktorými nákladmi vieme pracovať, a ktoré náklady sa dajú alebo nedajú ovplyvniť.
Kľúčové ukazovatele výkonu spoľahlivo určíme vtedy, ak poznáme, ako činnosti vo firme fungujú. Či ide o činnosti, ktoré v rámci procesu predstavujú riziko a je nutné ich izolovať. Existuje nevyhnutná väzba medzi kľúčovými ukazovateľmi výkonu a zmapovaným biznis procesom.
3. Čokoľvek vo firme robíme obsahuje naše know-how. Niekde sme sa ho naučili, vybudovali si ho, získali a vylepšili. Je to jedna z najcennejších vecí, ktoré firma má.
Know-how často odchádza s ľuďmi, ktorí z určitého dôvodu ukončili spoluprácu s našou firmou. Ak si ho chceme uchovať, je dôležité, aby sme mali činnosti a procesy zachytené do procesných máp. Ak ideme ešte viac do hĺbky, máme spracovaný proces až na úroveň pracovných inštrukcií a manuálov.
Vďaka tomu zaúčanie nových ľudí bude jednoduchšie, rýchlejšie, nebude zdĺhavé a vyhneme sa rôznym chybám pri odovzdaní pracovnej pozície. Manažér a majiteľ firmy sa môže spoľahnúť na to, že nastavenia a rôzne merania vo firme stále platia, aj po odchode zamestnancov.
V pravidelných intervaloch dochádza ku revízii pracovných postupov a inštrukcií. Hovoríme o údržbe systému manažovania know-how vo firme. Pri zaúčaní ľudí vo firme nám pomáha dokument, o ktorý sa zamestnanec môže oprieť a kedykoľvek sa k nemu vrátiť.
Tiež slúži na to, ak chce do firmy priniesť vlastné skúsenosti, ktoré dokážu doterajšie fungovanie výrazne zlepšiť. Okamžite to vieme zhodnotiť, otestovať, vyhodnotiť a zaviesť do praxe spolu s ďalším zaučením.
Benefity zmapovaného biznis procesu sa dajú vyčísliť (napríklad cez kľúčové ukazovatele výkonu = KPI), pokiaľ máme pod kontrolou, čo sa vo firme deje, akým spôsobom sa to deje, a za akých podmienok, poznáme náklady a kvalitu, ktorá je kľúčová pri dodávaní služieb a produktov.
Najprv máme výsledok istej kvality a ceny, predtým, ako sme proces zmapovali. Potom spravíme kalkuláciu po zmenách, ktoré sme navrhli a zrealizovali. Vidíme rozdiel, ktorý je vyčíslený v eurách. Vieme, o koľko sme znížili náklady na výrobu produktu, koľko sme ušetrili času, peňazí, materiálu a iných zdrojov.
Zhrnutie
Mapovanie biznis procesov prebieha nasledovne:
- Najprv si zmapujeme existujúce procesy vo firme.
- Potom hľadáme nezrovnalosti medzi súčasným stavom vo firme a jeho ideálom (GAP analýza).
- Navrhujeme a realizujeme zmeny, vďaka ktorým zlepšíme momentálnu situáciu vo firme.
- Odmeriame si výsledok uskutočnenej zmeny, aké to bolo predtým, a aké je to teraz.
Podnikateľ, ktorý pozná ako fungujú procesy jeho vlastného biznisu:
- Dokáže lepšie riadiť firmu, viesť svoj tím a dosahuje aj kvalitnejšie výsledky.
- Ľahšie identifikuje kľúčové ukazovatele výkonnosti, ktoré mu pomôžu pri optimalizácii súčasných biznis procesov.
- Jednoduchšie udrží a vylepší know-how svojej firmy.
Verím, že výhody mapovania biznis procesu nikoho nenechajú ľahostajným a s radosťou sa do toho pustíte. Ak s tým potrebujete pomôcť, pokojne ma kontaktujte.
