Omyly vo financiách zatiaľ nikoho nezabili. Takáto možnosť podľa teórie pravdepodobnosti existuje rovnako, ako pravdepodobnosť, že vyhodená minca spadne a zostane stáť na hrane. Zápor „ne-“ miesto výrazu „nie smrteľných“ sme preto uviedli do úvodzoviek.
Omyly vo financiách sú nesmrteľné
Bez ohľadu na kritériá (oblasť podnikania, činnosť, veľkosť firmy a iné), omyly vo financiách sú nesmrteľné. S rovnakými omylmi sa u majiteľov a manažérov spoločností stretávame opakovane a opakovane veríme, že nielen vďaka pomenovaniu a popísaniu 10 (desať) najdôležitejších, najbežnejších a základných omylov, tieto „zabijeme“ a už nikdy sa s nimi nestretneme. Zápor „ne-„ sme preto uviedli do úvodzoviek. Pre lepšie zapamätanie si omylov, uvádzame ich názvy podľa známych diel (filmov a pesničiek).
Omyl č. 1: „Fantozzi“ (filmový hit Paolo Villaggio)
Majitelia malých a stredných spoločností (ďalej iba „majitelia“) majú svojho účtovníka, ktorého považujú za „nevyhnutné zlo“. Účtovníci si robia svoju úlohu – účtujú. V praxi často s oneskorením (k DPH 25. deň nasledujúceho mesiaca), často nesprávne. Dokumentujú minulosť, ktorú majitelia už dávno poznajú (mali by poznať).
Účtovníci však neplánujú, neradia ako optimalizovať, vyžadujú podklady a doklady, zrážajú dane a odvody. Majitelia účtovníkov kontrolovať nevedia. Občas sa spoliehajú na audítora, ktorý vydá výrok, či je účtovníctvo vedené v súlade so zákonom. V našej praxi sme sa nestretli so situáciou, aby audítor vydal výrok, či je účtovníctvo vedené v súlade so záujmom majiteľov.
Ako sa omylu č. 1 vyhnúť? Pýtajte sa účtovníkov a žiadajte odpovede, ktorým rozumiete. Požiadajte účtovníkov, by Vám vytvorili jednoduchú tabuľku, v ktorej nájdete zrozumiteľné a užitočné informácie. Nie zákonom stanovenú Účtovnú závierku, z ktorej žiaľ nedokážete zistiť o firme takmer nič.
Napríklad: kontokorent sa má správne účtovať na účet záväzkov (pasíva), pričom sa spoločnosť môže stať „spoločnosťou v kríze“.
Bežne účtovníci účtujú kontokorent z bankového výpisu, na ktorom je uvedený záporný zostatok na účet majetku (aktíva). V tomto prípade je rovnaká spoločnosť „bezproblémová“. Obdobne problém môže vznikať účtovaním nadmerného odpočtu DPH a iných položiek.
Omylu sa môžete vyhnúť, ak využijete služby externého finančného riaditeľa. Nemôžete si externého finančného riaditeľa dovoliť? Omyl č.2.
Omyl č. 2: „… si drahá ako Volvo …“ (hudobný hit od skupiny Lojzo)
Majitelia malých a stredných spoločností finančného riaditeľa nemajú (z prieskumu takmer 220 zástupcov podnikov, ktorí sa zúčastnili na našich rôznych workshopoch, školeniach a akciách, mali finančného manažéra v 1 (! slovom v jednej) spoločnosti. Považujú ich za drahších ako Volvo. V horšom prípade ani netušia, že externí finanční riaditelia existujú.
Ako sa omylu č. 2 vyhnúť? Nájdite si svojho externého finančného riaditeľa. Tak ako využívate služby externých právnikov, personálnych alebo reklamných agentúr, využite externé služby finančného riaditeľa. Zaplatíte za odvedenú prácu, nie za čas strávený v spoločnosti.
Výborný finančný riaditeľ postaví na nohy aj spoločnosť, ktorá je v problémoch, zlý finančný riaditeľ dokáže položiť aj prosperujúcu spoločnosť (výsledok sa neodlišuje či to urobil z hlúposti alebo úmyselne). Nemôžete nájsť externého finančného riaditeľa? Omyl č. 3 a 4.
Omyl č. 3: „… kde jsi ? kde jsi ?…“ (hudobný hit Dalibora Jandu)
„a ty tu nejsi“. Majitelia pri hľadaní zamestnancov často využívajú informácie z oddelenia, na ktoré zamestnanca hľadajú. V prípade finančného riaditeľa sa spýtajú na učtárni. Väčšina (napísal by som všetky, ale platí teória pravdepodobnosti z úvodu) interných aj externých účtovníčok v malých a stredných spoločnostiach žiadnu kontrolu nechce.
Majiteľov uspokoja vysvetlením, že za posledné obdobie neplatili pokuty (tie šťastnejšie; stretol som externú účtovníčku ktorá „svojim rozhodnutím“ pripravila klienta o 56 000 € – naozaj nežartujem) a žiadneho nadriadeného nepotrebujú. Prípadne majiteľom dajú nôž na krk: buď externý finančný riaditeľ alebo ja (ako v prípade uvedenej „tiež-účtovníčky“).
Ako sa omylu č. 3 vyhnúť? Dôverujte a preverujte. Nájdite si svojho externého finančného riaditeľa a požiadajte ho o kontrolu spôsobu a vedenia účtovníctva, správneho nakladania s majetkom (hlavne peniazmi), možnosti optimalizácie nákladov a plánovanie.
Oplatí sa – externý finančný riaditeľ odhalil v obchodnej spoločnosti podvody v sume presahujúcej 220 000 € prebiehajúce počas takmer 2 rokov, ktoré neodhalili audítori z renomovaných audítorských spoločností (Veľká štvorka). Je externý finančný riaditeľ naozaj drahý? Omyl č. 4.
Omyl č. 4: „… si drahá ako neplatené voľno …“ (hudobný hit od skupiny Lojzo)
Majitelia nákupné ceny často posudzujú optikou: drahé – lacné. Nemusíme použiť teóriu pravdepodobnosti, pretože existujú absolventi našich kurzov TCO – Total Costs of Ownership (CELKOVÉ NÁKLADY POČAS CELEJ DOBY ŽIVOTNOSTI nakupovaného produktu), ktorí nákupy posudzujú z hľadiska: efektívne – neefektívne. Už naši predkovia sa riadili príslovím: „nie sme takí bohatí, aby sme mohli kupovať lacné veci“.
Ako sa omylu č. 4 vyhnúť? Počítajte TCO. Skúsený externý finančný riaditeľ majiteľom môže pomocou TCO ušetriť financie.
Napríklad pri kúpe auta. Značkový automobil (SUV), ktorého nákupná cena je 2x vyššia (drahý) ako cena podobného typu (lacný), je po 6 rokoch používania o 7-17% lacnejší (podľa našich reálnych faktúr na konkrétne autá, ktoré máme k dispozícii 17%; podľa špecialistov – nákupcov z našich kurzoch a ich výpočtov +7%). Napriek tomu nákupcovia z hľadiska ekonomickej výhodnosti by volili kúpu lacnejšieho auta (!) Sú nákupcovia skutočne prínosom pre firmu? Omyl č. 5.
Omyl č. 5: „…čo stojí kvapka?“ „Nič.“ „Tak mi nakvapkajte pol litra.“ (Sváko Ragan)
V sérii o Básnikoch uspel na konkurze na riaditeľa uchádzač s heslom: „lacno kúpiť, draho predať a hlavne neskoro platiť faktúry“. Majitelia chcú kupovať vždy lacno (otázka znie či efektívne). Mnohí majitelia však úlohu nákupcu zveria obchodníkom s odôvodnením, že oni predsa najlepšie vedia, čo treba nakúpiť aby to dokázali predať. Tým obchodníka dostávajú do schizofrenickej pozície: mám predávať alebo nakupovať? Chcem dosiahnuť najvyššiu cenu (predajca) alebo najnižšiu cenu (nákupca)? Najhoršie je, ak si úlohy pomýli.
Ako sa omylu č. 5 vyhnúť? Rozdeľte úlohy predajcu a nákupcu, a správne definujte motiváciu každého z nich. V praxi sú nákupcovia motivovaní nakupovať lacno, nie efektívne. Nákupca je odmeňovaný z rozdielu medzi pôvodnou a realizovanou cenou, nie usporených prostriedkov. Spoločnosť nakupovala spotrebný materiál za 1 € za kus na jedno použitie.
Dodávateľ prišiel s ponukou iného materiálu s rovnakým určením použitia za 2 € za kus na päť použití. Majiteľ by dosiahol úsporu nákladov 60%, nákupca nákup odmietol s odôvodnením, že nákupná cena je vyššia (a on nedostane odmenu). Je cena 2 € za kus vyššia ako 1 € za kus? Omyl č. 6.
Omyl č. 6: „… nemám auto, nemám motorku …“ (hudobný hit Vlado Oravec)
Rovnako ako pri omyle č. 4, dôležitý je uhol pohľadu, z ktorého sa pozeráme. Majitelia majú záujem autá a iné zariadenia vlastniť. Ak majú dostatok zdrojov, kúpa je jednoduchá. Ak zdroje nemajú, využívajú leasing alebo taxi. Taxi alebo leasing je z pohľadu majiteľov drahší spôsob dopravy, z hľadiska efektivity môže byť lepší spôsob dopravy.
Rovnako, ak majitelia nevytvoria záväzok (leasing), nestanú sa „spoločnosťou v kríze“ podľa § 67a až 67i Obchodného zákonníka. Podľa toho ako často auto používajú si auto môžu prenajať alebo požičať. Krátkodobo si nové kvalitné auto môžu vypožičať „na skúšku“ od predajcov.
Ako sa omylu č. 6 vyhnúť? Z ekonomického hľadiska si majitelia môžu vybrať medzi vlastníctvom (TCO) alebo prenájmom zariadenia. Prípadne môžu vyčleniť pôvodne interne zabezpečované služby, procesy a činnosti mimo organizácie (outsourgcing) a využívať taxi alebo online platformy. Takto môžu majitelia získať chýbajúce zdroje potrebné na rozvoj spoločnosti (ak už autá alebo zariadenia vlastnia, predajú ich). Chýbajú majiteľom vo firme peniaze? Omyl č. 7
Omyl č. 7: „… aj keď bez peňazí …“ (hudobný hit od Elán-u)
„Čím viac peňazí, tým viac starostí.“ (Albius Tibullus, básnik a spisovateľ 5-19 pr. n. l.).
Majitelia tvrdia, že bez peňazí podnikať nedokážu. V prípade ich nedostatku prepadajú panike a situáciu považujú za kritickú. Majitelia si nepripravujú business ani finančný plán a často reagujú 5 minút po hodine 12-stej. Pritom dokážu podnikať, prípadne začať podnikať a rozbiehať nové projekty doslova „s pár“ EUR-ami.
Ako sa omylu č. 7 vyhnúť? Majitelia môžu využívať bežne dostupné zdroje. Príspevky na začatie podnikania, dotácie a fondy na vybrané oblasti podnikania, faktoring, crowdfunding a iné platformy.
Majitelia môžu využívať zálohové platby od zákazníkov a/ alebo úverové limity od dodávateľov, prípadne predĺženú dobu splatnosti. Viac peňazí môžu získať rozumne nastavenými cenami a platobnými podmienkami svojim zákazníkom bez zliav. Nedá sa predávať bez zliav? Omyl č. 8
Omyl č. 8: „… zľava je nástroj ako predať…“ (**)
Majiteľom, ktorý na internete nájdu video zo školenia predajcov s názvom „Ako dávať zľavy“? odporúčame nepodľahnúť. Zľava je najľahší, určite však najdrahší nástroj predaja.
Ako sa omylu č. 8 vyhnúť? Naučte zákazníkov odolať pokušeniu „predať so zľavou“ tromi základnými argumentmi:
- „Zľavu som už započítal v cenovej ponuke“. Žiaľ, toto vyjadrenie zákazníci neakceptujú.
- „Môžem vám ponúknuť bezplatne …“ (napríklad viac produktov, montáž, servis, predĺženú záruku alebo inú výhodu, ktorú by ináč zákazník musel zaplatiť). Tu už zákazníci „trochu“ počúvajú a ak im vypočítate úspory za bezplatný doplnok, sú prekvapení a mnohí „kývnu“. (Predajcovia sú spokojní – odmenu počítajú z vyššej predajnej ceny. Účtovníci sú takýmto prístupom nespokojní kvôli daniam; doplnková služba však nie je bezplatná – zákazník si ju zaplatil vo vyššej predajnej cene.) Stále sú zákazníci, ktorí odolajú. Preto použijeme.
- „Ak vám konkurent ponúkol zľavu, chcel vás predtým okradnúť?“
Aby ste vedeli správne vypočítať hodnotu poskytnutých bezplatných služieb, potrebujete mať informácie. Poskytuje účtovníctvo požadované informácie? Omyl č. 9.
Omyl č. 9: „…vyriešime vaše problémy …“ (Solve All Problems)
Účtovníctvo neposkytuje požadované informácie. Majitelia preto kúpia nový Manažérsky informačný systém (MIS), ktorý slúži funkciám plánovania, kontroly a rozhodovania poskytovaním pravidelných prehľadov a hlásení o výnimočných situáciách. Očakávané zázraky sa nekonajú a majitelia majú o problém viac.
Ako sa omylu č. 9 vyhnúť? Predtým, ako sa necháte zlákať „výhodnou ponukou“ na vyriešenie vašich problémov, skontrolujte si nastavenie súčasných procesov. Ak ich máte nastavené správne, môžete ušetriť za MIS. Na všetky aktivity vám stačí Excel. Ak procesy nemáte nastavené správne, žiadny software vám nepomôže. Má všetky vyššie uvedené omyly riešiť majiteľ? Omyl č. 10.
Omyl č. 10: „… já, já, já, jenom já …“ (hudobný hit od Olympic)
Majitelia, predovšetkým v čase ohlasovaného nedostatku zamestnancov, konajú ako „all-in-one“. Snažia sa robiť všetko sami – výrobu, predaj, marketing, logistiku, nákup, logistiku, personalistiku, IT, právo, účtovníctvo a všetko čo treba. Často končia na „práškoch“, v nemocnici, pričom sa o nich stará manželka verzia 2.0 (a vyššia). Prípadne na výkon činností zoberú „kto je voľný“.
Ako sa omylu č. 10 vyhnúť? Dobrý majiteľ vie všetky úlohy spracovať, vynikajúci majiteľ vie všetky úlohy rozdeliť. „Ten umí to a ten zas tohle, a všichni dohromady udělají moc“ (Ján Werich). Nájdite toho kto „umí to“ výborne a iného „kto umí tohle“ výborne.
