Všetci to dobre poznáme. Len čo sa ráno zobudíme, v mysli sa nám otvorí nekonečný zoznam úloh, ktoré v ten deň treba urobiť. Niektoré položky sú farebne zakódované ako „urgentné„, ďalšie sú v kategórii „toto by si naozaj mal dokončiť„, iné s poznámkou „už včera bolo neskoro„.
Očakávania o tom, koľko zvládneme, sú často nerealistické
Problém je v tom, že na rozdiel od nekonečného množstva úloh, náš deň nekonečný počet hodín nemá. Má len tých 24, a keď odrátame hodiny strávené spánkom, rôznymi presunmi a základnou životnou údržbou, časový priestor vyhradený na prácu je ešte o poznanie kratší.
A tak sa nám často stáva, že dve tretiny prácne poznačených úloh vybaviť jednoducho nestihneme, a z odhodlania, s akým sme zoznam písali, zostane akurát tak frustrácia a pocit zlyhania.
Takéto pocity sa týkajú všetkých, ale pre začínajúcich podnikateľov môže mať zlý manažment úloh naozaj nepríjemné a niekedy až likvidačné dôsledky. Pocit zodpovednosti za vlastnú firmu majiteľov totiž často zvádza k snahe všetko zvládnuť vlastnými silami. Je to pochopiteľné, ale mentálne nastavenie typu „ja to všetko zvládnem sám“ môže byť v skutočnosti kontraproduktívne.
“A pritom sa dá všetko zariadiť aj jednoduchšie.“
Menej času s administratívou znamená viac času s rodinou
Rôznymi administratívnymi činnosťami sa dnes už bežne poverujú externé firmy alebo virtuálne asistentky. Virtuálna asistentka je skvelou pomocou najmä pre malých podnikateľov a firmy, ktoré na podpornú administratívu či marketing nemajú zamestnanca na plný úväzok.
Iste, administratívu aj komunikáciu so zákazníkmi môže podnikateľ zvládnuť aj svojpomocne, ale takmer vždy je to na úkor iných aktivít, ktoré sú pre rast a dlhodobý úspech firmy podstatnejšie.
Využitím externých služieb získate oveľa viac času na dôležité stretnutia, účasť na prínosných profesionálnych eventoch či plánovanie dlhodobej firemnej stratégie. Zároveň získavate priestor na trávenie času s rodinou a priateľmi, alebo výlety s deťmi.
Na virtuálnu asistentku môžete delegovať množstvo úloh. Počnúc rutinnými, ako aktualizovanie firemných databáz, prieskum trhu či rozosielanie vianočných pohľadníc, až po kreatívnejšie zadania súvisiace s tvorbou a správou obsahu na sociálnych sieťach.
Dobrá virtuálna asistentka nemusí sedieť vo vašej kancelárii
Pri profesionálnej službe virtuálnej asistencie sa nemusíte báť toho, že sa fyzická neprítomnosť asistentky vo firme negatívne odrazí na kvalite odvedenej práce.
„Pred začiatkom spolupráce sa s klientom vždy osobne stretneme, aby sme zistili, aký typ prác potrebuje na virtuálnu asistentku delegovať. Jeho predstavy o charaktere a kvalite výstupov sú pre nás tou najdôležitejšou informáciou – virtuálna asistencia, ktorú ponúkame, je totiž vždy na mieru šitá požiadavkám klienta,“ vysvetľuje Martina Langová, riaditeľka spoločnosti The Virtual, ktorá združuje tím profesionálnych virtuálnych asistentiek.
Ľudia sa niekedy obávajú, že využívanie služieb virtuálnej asistentky môže byť finančne náročné. Nie je tomu ale celkom tak. Ceny sú nastavené tak, aby službu mohli využívať aj začínajúci podnikatelia, ktorí nemôžu alebo nechcú investovať do vytvorenia nového pracovného miesta. „Hodinová sadzba asistentiek zohľadňuje celkovú náročnosť požadovaného zadania, ale napríklad aj to, či sa pri danej agende vyžaduje znalosť cudzieho jazyka,“ upresňuje Martina Langová z The Virtual.
Využívanie služieb virtuálnej asistentky nie je módny výstrelok. Naopak, delegovanie podporných činností na virtuálnu asistentku je skvelým spôsobom zefektívnenia procesov vo firme a rozhodne sa oplatí.
The Virtual ponúka široké spektrum služieb virtuálnej asistencie. Kontaktujte nás a dohodnite si bezplatnú úvodnú konzultáciu.
Kontakt: info@thevirtual.sk / mobil: 0907 37 37 92
