Chýbajúce doklady strašia nielen podnikateľov, ale aj ich účtovníkov
Chýbajúce pokladničné bločky či faktúry sú pravidelným koncoročným postrachom mnohých slovenských firiem. Nesúlad medzi reálnymi platbami za tovary a služby a dokladmi v účtovníctve môže viesť k nepríjemným následkom na viacerých úrovniach. Spoločnosť Capila dáva do pozornosti digitálne riešenie aj súbor praktických opatrení, ktoré pomáhajú podobným situáciám predísť.
Ako ukončiť rok efektívne? Máme pomoc nielen pre účtovníkov
Koniec roka si mnohí spájajú s časom pokoja a oddychu. V praxi sa však nedá vyhnúť dávke decembrového stresu. Pre účtovníkov a podnikateľov to platí dvojnásobne. Práve v tomto období finalizujú podklady do účtovníctva za končiaci rok vrátane dohľadávania stratených a chýbajúcich bločkov a faktúr. Na Slovensku však nie je výnimkou, že sa mnohí z nich dostávajú do nepríjemnej situácie – chýbajúce bločky a faktúry nevedia nájsť a dohľadať.
„Ide o komplexný problém, ktorý rastie spolu s počtom chýbajúcich bločkov a zložitosťou biznisu. Na jednej strane sa pri chýbajúcich dokladoch musia príslušné položky zaúčtovať a vykázať ako nedaňové výdavky, čo zbytočne zvyšuje základ dane. Zároveň sa však zvyšuje aj riziko nekompletného účtovníctva, čo môže po kontrole daňového úradu viesť k pokutám. Keď potom chce firma s odstupom času dohľadávať bločky, tak na to musí vyčleniť zamestnancov, čo ju zase stojí nielen čas, ale aj mzdové náklady. Uvedené riziká sa dajú minimalizovať a prípadne aj úplne eliminovať súborom opatrení, pričom už vo veľkej miere môžu pomôcť digitálne systémy a aplikácie. Dôležité úlohy zohrávajú aj správne nastavené procesy a vyškolení zamestnanci,“ približuje Martin Jesenský, CFO v spoločnosti Capila.
Už žiadne zakladače
Firmám v tomto smere zjednodušila život zmena legislatívy, ktorá im rozviazala ruky pri prenášaní celej agendy do digitálńej podoby. Už nejakú dobu umožňuje legislatíva archivovať všetky účtovné doklady elektronicky. Nič sa však nemení na pravidlách, ktoré podmieňujú archiváciu. Firmy musia stále zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť účtovných dokladov.
„Vďaka digitalizácii už papierové doklady nemusia nikam cestovať ani zaberať fyzický priestor. Digitálne nástroje tak umožňujú celý proces výrazne zrýchliť a minimalizovať administratívu, čo zvyšuje pravdepodobnosť, že na to ľudia nezabudnú. Naši klienti môžu napríklad v Capile využívať aplikáciu na odosielanie bločkov okamžite po nákupe, na čo im stačí smartfón. Aplikácia dokáže konvertovať fotografiu do formátu, ktorý spĺňa všetky zákonné náležitosti a zároveň je priamo napojený na účtovníctvo, takže sa automaticky aj zaeviduje,“ vysvetľuje Jesenský.
Technológie fungujú, keď sú firemné procesy zosúladené
Nové prvky digitalizácie a automatizácie zjednodušujú odosielanie aj archivovanie dokladov. Netreba však zabúdať, že predstavujú kúsok skladačky, ktorý prichádza do hry až na konci celého reťazca.
„V praxi stojí za mnohými chýbajúcimi dokladmi nedostatočná komunikácia, neefektívne nastavené procesy zbierania bločkov a prípadne aj absencia mechanizmov, ktoré by zabránili ich strate. V týchto prípadoch zamestnanci nemajú silnú motiváciu na to, aby bločky dodávali, prípadne niekedy ani nevedia, že ich vôbec majú zbierať. Preto odporúčame dôsledne školiť zamestnancov, ktorí majú disponovať s finančnými prostriedkami spoločnosti. Pri preberaní firemnej platobnej karty by im tak malo byť jasné, prečo je celý proces dôležitý a aká je ich zodpovednosť,“ uvádza Jesenský.
Bez nastavenia interných procesov to nejde
V správnych rukách je príchod digitálnych riešení na online odosielanie pokladničných bločkov špičkou ľadovca, ktorý plynulo nadväzuje na transparentný a efektívny proces zbierania dokladov.
„Cieľom by mali byť správne nastavené interné procesy, ktoré sú podporené správne nastaveným technickým riešením. Celkovo ide o relatívne jednoduché procesné zmeny, ktoré často dokážu firmy plynulo posunúť z jedného extrému do druhého, čiže zo stoviek chýbajúcich bločkov k nule, prípadne jednotkám, čo už nie je také náročné dohľadať a vyriešiť.“
