Ak vlastníte eshop alebo posielate tovar vašim zákazníkom prostredníctvom kuriéra, kvalita doručenia zásielky je kľúčovým faktorom vedúcim k spokojnosti zákazníka a opätovnému nákupu. Pri rozhodovaní sa o výbere partnerskej prepravnej spoločnosti hľadáme takú, ktorá doručí zásielku kvalitne a za čo najnižšiu cenu.
Zamýšľali ste sa ale niekedy nad celkovými nákladmi, ktoré musíte vynaložiť na expedovanie?
„Cena expedovania“ nie je daná iba „cenou balíka“. Cena expedovania predstavuje proces od prijatia objednávky cez jej vybavenie, balenie, komunikáciu, vyzdvihnutie zásielky kuriérom, doručenie, prípadnú reklamáciu a zákaznícky servis až po prijatie dobierky na účet.
Cena expedovania teda odráža všetky vnútrofiremné procesy súvisiace s prípravou na expedovanie a následne procesy po odovzdaní balíka kuriérovi.
V nasledujúcich riadkoch sa spolu s vami chceme zamyslieť nad jednotlivými aspektami, ktoré okrem ceny balíka vstupujú do expedičného procesu a významným spôsobom môžu ovplyvniť náklady na expedovanie.
Čas
Okrem samotnej ceny balíka, do nákladov na expedovanie vstupuje významný faktor, a to cena človekohodiny. Je to čas človeka, ktorý fyzicky spracováva objednávky, expeduje ich v systéme, poprípade komunikuje s prepravcom.
Ďalej je to čas účtovníka alebo administratívneho zamestnanca zaoberajúceho sa spracovaním dobierok a vystavovaním faktúr. Taktiež do tohto procesu môže vstupovať osoba, ktorá zodpovedá za zasielanie emailov príjemcom o vyexpedovaní, rieši reklamácie, informuje zákazníkov ohľadom doručenia balíka a podobne.
Ako je to u vás? Využívate váš čas a čas vašich zamestnancov efektívne? Alebo by optimalizácia prichádzala v tomto smere do úvahy?
Manuálne spracovanie balíkov vz. Automatizácia
S rastom počtu balíkov priamo úmerne rastie aj potreba automatizácie expedičných procesov. Kým pri 5 balíkoch denne možno nepotrebujete riešiť automatizáciu a pomerne rýchlo dokážete vybaviť objednávky a vypísať štítky, pri 20,50 alebo 100 balíkoch denne je manuálne vypisovanie a kopírovanie údajov o príjemcoch veľmi zdĺhavé a neefektívne.
Vďaka automatizácii vyexpedujete objednávky za niekoľko sekúnd, dáta o zásielkách sa dotiahnu do systému prepravcu, štítky spolu s preberacím protokolom vytlačíte jedným klikom a čo je neprehliadnuteľným faktom – zaznamenáte veľkú úsporu nákladov na človekohodinu. Okrem toho eliminujete chybovosť a „ušetrený čas“ môžete venovať iným dôležitým aktivitám v rámci vášho podnikania.
V súčasnosti existujú na trhu hotové riešenia, vďaka ktorým je váš eshop / administračné rozhranie / fakturačný systém prepojený s expedičným softvérom do takej miery, že všetky expedičné záležitosti vyriešite z pohodlia vašej užívateľskej platformy.
Prehľad o financiách a zásielkách
Máte každé jednou euro vynaložené na expedovanie pod kontrolou? Hľadáte faktúry, dobropisy, výpis s dobierkami v emailoch? Ocenili by ste riešenie, vďaka ktorému by ste mali všetko pod jedným online prístupom, prehľadne a transparentne? Alebo to v pohode zvládate a dokážete si tieto záležitosti ustrážiť?
Na trhu dnes nájdete spoločnosti ponúkajúce rozšírené možnosti pre jednoduché a efektívne riadenia financií:
- Zobrazovanie celkovej ceny každej jednej zásielky s jednotlivými položkami tvoriace celkovú cenu, a to cenu za palivový a mýtny príplatok, cenu za dobierku, príplatok za expresné doručenie, doručenie v sobotu a podobne.
- Prehľad o preplatených a nepreplatených dobierkach, čo umožňuje lepšie plánovanie cash flow.
Prostredníctvom takýchto riešení je taktiež možné exportovať dáta o dobierkach, v určitých prípadoch prepojiť cez API a hromadne ich vkladať do fakturačného systému kvôli párovaniu čakajúcich platieb.
Komunikácia s prepravcom
Akým spôsobom riešite situáciu so zákazníkom v prípade podania reklamácie, potreby dodatočne upraviť dobierku, zmeniť adresu príjemcu, doplniť telefónne číslo a podobne? Voláte alebo píšete emaily prepravcovi? Stane sa vám situácia, že sa nemôžete dovolať na zákaznícku linku alebo dohľadať emailovú komunikáciu?
Expedičné systémy majú na komunikáciu s prepravcami vyvinutú veľmi jednoduchú notifikačnú funkcionalitu. Odosielateľ nemusí rozmýšľať, na ktoré depo má zavolať, komu poslať reklamáciu, či kde zavolať, ak ste omylom do systému zadali dobierku, no kuriér ju od príjemcu nemá vybrať.
Pri každej jednej zásielke je takto zadefinovaná funkcionalita na priamu komunikáciu s prepravcom. Prepravca požiadavku veľmi rýchlo spracuje a zabezpečí potrebnú úpravu. Navyše, pre vyššiu prehľadnosť dodatočne upravovaných či reklamovaných zásielok, po odoslaní požiadavky ostane zásielka špeciálne označená. Keďže expedičné systémy sú online, vybavíte tieto záležitosti z akéhokoľvek miesta.
Notifikačné emaily
Väčšina prepravcov posiela príjemcom unifikované sms a emaily o vyexpedovaní zásielky a následne o jej doručení. Čo keby ste však z obyčajného emailu vyťažili viac? Čo ak by ste mali možnosť obsahovo aj graficky emaily upravovať, čím sa môžete odlíšiť od konkurencie a takýmto spôsobom budovať svoju značku?
Niektoré expedičné systémy ponúkajú zákazníkom takéto služby a okrem toho tiež umožňujú do emailov vkladať aj akýkoľvek odkaz s novinkami vo vašom obchode, link na nejakú akciu, odporúčanie na ďalšie vaše služby a podobne. Navyše, ak expedujete zásielky do zahraničia, máte možnosť nastavenia jazykových mutácií do jednotlivých krajín a budovať dobré vzťahy so zákazníkmi.
Štatistiky
V každej spoločnosti je dôležité merať výkonnosť ľudí, procesov, analyzovať dosiahnuté výsledky, poznať slabé a silné stránky, porovnávať predchádzajúce obdobia s aktuálnymi. Jednoducho mať k dispozícii štatistiky, na základe ktorých sa prijímajú strategické rozhodnutia a určuje sa smerovanie spoločnosti do ďalších období.
Merať a vyhodnocovať sa dajú akékoľvek oblasti v podniku. A Expedícia nie je výnimkou.
Páčilo by sa vám, ak by ste mali k dispozícii online štatistiky so zobrazovaním zásielok expedovaných a kategorizovaných podľa dní, mesiacov a váh? Bolo by pre vás prínosné, ak by ste v jednom prehľade vedeli porovnať množstvo balíkov doručovaných na Slovensku s doručovaním do zahraničia a na základe toho sa efektívnejšie rozhodovali o aktivitách na danom trhu?
Vyberajú si vaši zákazníci doručovanie do Parcelshopov? Dokážete túto informáciu zúžitkovať vo svoj prospech a pretavíte ju do snahy s prepravcom vyjednať lepšie ceny pre túto alternatívu doručenia?
Posielate tento týždeň, mesiac, rok viac balíkov alebo menej ako minulý? Odpovede zo štatistického prehľadu vám môžu pomôcť v rôznych analýzach vašich expedičných aktivít.
Ak by ste mali záujem o zeefektívnenie vašich expedičných procesov radi vám prostredníctvom nášho expedičného systému Neoship v tejto oblasti pomôžeme. Viac sa dozviete na našej stránke info.neoship.sk.
