1. Osobné nastavenie

Práca office manažérky je pestrá, žiadny stereotyp a to ma na tejto práci najviac baví. Začínate deň emailami, pokračujete cez vyúčtovanie služobiek, prípravu pracovných zmlúv, tvorbu grafiky, organizáciu teambuildingu, nákupu kancelárskych potrieb až po prípravu podkladov na projekt. Pokiaľ máte rada voľné ruky, je to ideálna práca pre vás.

Záleží od firmy, čo všetko budete mať na starosti. Či vás okrem bežnej administratívy zapoja aj do projektov, grafiky, eventov, alebo marketingu. Pokiaľ budete otvorená možnostiam, dostanete sa k zaujímavým projektom.

Kolegovia mi vravievali, že som srdcom firmy, alebo slniečko. Čo sa mi osvedčilo, je byť prirodzene milá, usmievavá, nápomocná. Zaujmite postoj ako riešiť úlohu a neriešte ako sa to nedá.

Na to, aby ste prácu office manažérky zvládli, musíte mať určité vlastnosti. Nie každý je pripravený na túto pracovnú náplň. Tak sa nachvíľu zastavte a zistite, či sa v nasledovných vlastnostiach nájdete:

• flexibilná
• kreatívna
• usmiata
• inovatívna
• starostlivá
• adaptabilná
• pro-aktívna

Našli ste sa? Gratulujem, ste na výbornej ceste stať sa skvelou asistentkou, alebo office manažérkou. Pokiaľ máte radi prácu, ktorej náplň sa denne nemení, tak radšej siahnite po pozícii fakturantky.

“Office manažérka je bytosť, ktorá je stvorená pomáhať iným

A prečo si pozíciu Office manažérka vybrali iné dámy?

Editka: K práci OM som sa dostala po práci Office Assistant, ktorú som robila popri VŠ.

Valéria: Tento typ práce ma veľmi oslovil, pretože to nie je rutinná práca, ale stále si vyžaduje vašu pozornosť, obozretnosť, interaktivitu, ale aj kreativitu.

Zuzka: Práca Office Managerky je veľmi rôznorodá, a pri plnení úloh je treba byť aj kreatívna, a to sa mi páči.

Miška: Po materskej dovolenke som si netrúfla sa vrátiť do kolotoča účtovníctva, tak som hľadala pokojnejšiu a nenáročnejšiu prácu popri deťoch a na skrátený úväzok.

Alexandra: Už počas strednej školy, zháňala som prax. Sadli mi pracovné podmienky, a vždy som sa mala čo nového naučiť. Nie je to úplne stereotypná práca.

2. Nie je zručnosť ako zručnosť

Výhodou je mať dobré plánovacie, komunikačné a organizačné zručnosti, byť samostatná a mať prehľad v tom čo potrebuje firma, šéf a kolegovia. Mať prehľad v administratívnych zručnostiach a vedieť sa rýchlo adaptovať na firemné systémy, zlepšovať procesy.

Nečakajte kým vás šéf / ka pošle na vzdelávací kurz, hľadajte. Preverte si, ktoré všetky zákony sa dotýkajú vašej firmy, sledujte ich a vzdelávajte sa v daných témach. GDPR, archivovanie dokumentov, odpad, BOZP, zákon o cestovných náhradách, atď.

Ak máte na starosti GDPR, tak si prejdite zákon, aby ste vedeli, čo má firma spĺňať, nespoliehajte sa len na právnika, ktorý vám projekt vypracuje. Zažiarite tým, že budete vedieť odpovedať na šéfove otázky.

Celkom dobrá aplikácia na aktualizácie zákonov a vyhlášok je Biznisinfo. Ďalšou je zákony pre ľudí a nemali by ste vynechať zákonník práce, aby ste vedeli reflektovať na otázky kolegov.

Okrem toho, potrebujete aj digitálne zručnosti, vďaka ktorým môžete plniť úlohy rýchlo, efektívne a načas.

• Excel, ten si rozhodne vylepšite! Jeho používaním ušetríte veľa času.
• Google aplikácie (veľa IT firiem a startupov ich v dnešnej dobe využíva)

Vzdelávanie digitálnych zručností by som nezanedbávala, keďže technológie idú vpred veľmi rýchlo. Treba sa adaptovať a využívať ich vo svoj prospech. Excel vám dokáže zefektívniť prácu aj o 60%, dokážete si vytvoriť v ňom rôzne šablóny a formuláre. Pripraviť funkcie, ktoré zautomatizujú výpočty, alebo si poprepájať viac Excel dokumentov, na ktorých spolupracujete s kolegami. Ak si trúfnete na vyšší level IT vzdelávania, existuje program pre ženy MiniTech MBA for Women, ktorý som tiež absolvovala.

Aplikácie, ktoré využívajú najčastejšie office manažérky

Existuje veľké množstvo aplikácií, ktoré nám denne môžu zefektívňovať prácu. Mne funguje najlepšie Google Drive, Google calendar, Trello a Clockify.

Google Drive – zdieľanie dokumentov s kolegami, kolaborácia na dokumentoch v reálnom čase, prístup k dokumentom odkiaľkolvek, kde máte internet. Prístup aj z mobilu (odporúčam len na prehliadanie, nie na tvorbu dokumentov). Ak sa vám pokazí disk na počítači, všetky dokumenty máte na Drive.

Google calendar – možnosť vytvárať si vlastné kalendáre na rôzne aktivity (dovolenky, služobné cesty, narodeniny, výročia, rodinné aktivity, atď.), zdieľanie kalendárov s kolegami/rodinou, možnosť nastavenia súkromia na udalosti. Máte prehľad kde sa kedy nachádza váš šéf, viete mu plánovať stretnutia efektívne a ešte aj odpovedať kolegovi, kedy sa šéf vráti.

Slack – často sa využíva hlavne v IT firmách na internú komunikáciu, možnosť tvorby rôznych kanálov pre oddelenia, či projekty. Aktuálne ich využíva veľa iniciatív, ktoré pomáhajú v boji s COVID.

Meet, Skype, Zoom – na videohovory môžete použiť viaceré aplikácie. Meet (G-suite) vám umožní hovor zdarma do 60minút, zdieľať obrazovku, spúšťajú aplikáciu postupne, zatiaľ nemusí byť pre vás aktívna. Zoom vám umožní hovor zdarma pre skupinu do 40minút, videohovor si môžete naplánovať do kalendára a dáva vám aj možnosť zdieľať obrazovku a nahrávať. Skype ja osobne využívam aktuálne najviac na školenia, môžete zdieľať obrazovku, nahrávať, poslať link na stretnutie a čas nie je obmedzený ani na skupinové ani na 1:1 meetingy.

Trello – plánovanie úloh, viete si vytvárať nástenky na rôzne projekty, zdieľať ich s tímom / šéfom. Úlohy si len jednoducho presúvate medzi boardami. Nastavíte deadline, komu úloha patrí a pridáte aj prílohu. Ušetríte čas hľadaním úloh po papierikoch .

Jamboard – whiteboard, kde si môžete kreatívne zapisovať poznámky, vytvárať sticky notes a zdieľať ich.

Jira – je task tracking system (systéme na úlohy), ktorý môžete vyskúšať, ak vo vašej firme premýšľajú o dobrom systéme na sledovanie projektov, času stráveného na úlohach, alebo potrebujete zdielať projekty aj s klientami.

Airtable – využite rôzne šablóny, od súkromných cez pracovné.

Bonusly – software, ktorý vám vo firme pomôže s odmeňovaním zamestnancov. Dostanete body, ktoré môžete mesačne rozdeliť medzi kolegov, ktorí vám pomohli.

Clockify – skvelá aplikácia na meranie pracovného času. A nielen pracovného, ja ho využívam aj na osobné účely a viem na čo míňam najviac času. Aké aktivity treba zefektívniť, prípadne vyradiť .

Aké vlastnosti a zručnosti pomáhajú office manažérkam?

Editka: Myslím, že treba byť trošku aj taký prirodzený líder, zaujímať sa o kolegov a vždy hľadať cestu ako to spraviť a nie ako sa to nedá. Mojou najzákladnejšou zručnosťou je time-management, využívanie Google kalendáru a dobrá znalosť Excelu.

Valéria: Byť komunikatívnou, promptnou vo veciach a aktívnou! Digitálne schopnosti – práca s aplikáciami Googlu ako Gmail, G-drive, Google calendar, Hangouts, Jamboard, ale aj Trello. A najdôležitejšia je komunikatívnosť.

Lucka: Určite robiť to čo vas baví, vtedy je človek aj dobrý manažér, kreatívec a kolega. Time management, myslieť krok vopred, kreativita a hlavne komunikácia s kolektívom.

Zuzka: Odbremeňte šéfa od administratívy – bude vďačný, majte zmysel pre detail, vytrvalosť pri plnení zdanlivo neriešitelných úloh, znalosť Excelu a Google Drive-u, dobrý time management, automatizovanie všetkého, čo sa dá zautomatizovať.

Alexandra (virtuálna asistentka): Vzdelanosť aj chuť sa vzdelávať, šikovnosť a rýchlosť.

3. Radosť z práce a rešpekt u kolegov

Prečo je dôležité získať si rešpekt a dôveru? Musíte si uvedomiť, že ako office manažérka ste srdcom firmy. Keďže veľa úloh a informácií ide cez vás, máte možnosť získať dôležitú pozíciu.

Rešpekt a úctu si môžete získať svojou prácou, nasadením, odhodlaním, samostatnosťou a pozitívnym prístupom k úloham. Opäť, hľadajte riešenia ako sa to dá, nie ako sa to nedá.

Ak niečo neviete zvládnuť sama, oslovte kolegov, aby vám pomohli. Požiadať o pomoc nie je hanba. Kolegovia budú radi, že vám mohli pomôcť, verte mi :).

Pomáhajte kolegom, vychádzajte im v ústrety, som presvedčená, že vám to oplatia, keď budete potrebovať pomôcť s úlohami vy.
Správajte sa ľudsky, snažte sa pochopiť kolegov, situácie v ktorých sa nachádzajú, ale nenechávajte sa zneužívať.

“Vo veľkej miere ide o prácu s ľuďmi! Pracujte na sebe, svojej sebadôvere a svojich kvalitách!

Rešpekt si získate aj tým, že nebudete sedieť so založenými rukami a čakať, kým vám šéf zadá úlohy. Prácu si hľadajte a vytvorte sama, ak máte všetky zadané úlohy spracované. Zaujímajte sa o veci a súvislosti, ktoré sa vo firme dejú, aby ste boli flexibilné a kreatívne.

Možno si to neuvedomujete, ale firemná kultúra často začína práve u vás. Tak, ako sa budete správať ku kolegom, k šéfovi, k pani upratovačke, klientom, či iným business partnerom, tak sa budete cítiť v práci.

Mne robila radosť moja práca ako taká, bola veľmi rôznorodá, veselá a posúvala ma osobnostne a to bolo to, čo ma bavilo. A hlavne sebarealizácia, možnosť mať voľné ruky.

Veľkou motiváciou bol môj šéf, ktorý bol ľudský, zábavný, kreatívny a vedel poďakovať a povzbudiť. Kolegovia boli tiež podporou, keď som potrebovala a vedeli sme si navzájom pomáhať.

“A tieto vzťahy si budujete svojím prístupom

Ako si získavajú rešpekt kolegyne?

Miška: Odvedenou prácou, prácou načas, spoľahlivosťou.

Editka: Vždy je to prácou. Človek si získa rešpekt keď pracuje a výsledky jeho práce je vidieť.

Valéria: Svojou pracovitosťou, samostanosťou, ochotou urobiť aj niečo naviac než je rámec mojich povinností a pozitívnu energiou:).

Lucka: Prácou a ľudským prístupom, ochotou, ale nie tak, aby bola zneužitá.

Zuzka: Robím dobrý support, vychádzam v ústrety a svoju prácu si robím najlepšie ako viem.

Alexandra: Sme k sebe otvorení, ja som až moc úprimná niekedy  ale zároveň aj srandistka. Takže nuda nikdy nie je a zároveň sme si nápomocní.

So šéfom sme kolegom spríjemňovali ranné príchody do práce :).

Zhrnutie na záver

Myslím, že sa zhodneme s dámami, ktoré sa zúčastnili rozhovoru, že najdôležitejšie je byť samostatná, pro-aktívna, priebežne sa vzdelávať, komunikatívna, promptná a inovatívna.

Určite si šéfovia vážia aj maličkosti, ako mať otvorené oči a udržiavať veci na poriadku. Keď je v meeting room-e flak na stole, utriem ho. Ak si kolega neutrel flip-chart, utriem ho a upozorním kolegu, aby na to nabudúce nezabudol. Nemáte byť slúžkou, ale máte dozerať na to, aby bol na office poriadok. A to nielen u vás v kancelárii, ale všade, áno aj na toaletách. Máte oči všade :).

Office je váš priestor, je to ako váš byt, ktorý máte udržiavať v čistote, pohode a voňavý.
Venujte aj čas sama sebe a svojmu osobnému rozvoju, nielen práci. Niekedy je lepšie aj v najvypätejšom čase si oddýchnuť a zrazu budete vidieť úlohy a situácie z iného uhľa, ako keď ste vyčerpaná.

O autorovi

Martina Révayová – Vzdelávam digitálne zručnosti ľudským prístupom a taktiež sa špecializujem na vzdelávanie Office manažérok, od Excelu po HR.  Rozvíjam ich zručnosti a schopnosti, aby zvládali chod firmy a nápor dnešných požiadaviek.
Kontakt: www.officezrucnosti.sk

Príspevok 3 zásadné piliere office manažérky je zobrazený ako prvý na Podnikateľské centrum.

Vezmite do úvahy, že office manažérka je jedna z mála ľudí (okrem CEO a HR), ktorá interaguje so zamestnancami na každom leveli a so všetkými oddeleniami, každý jeden deň. Najdôležitejšia kvalita sú komunikačné zručnosti.

Komunikačné zručnosti

Dobré komunikačné zručnosti, sú kľúčom k úspechu.

80% šéfov odpovedalo v dotazníku, že sú pre nich dôležité komunikačné zručnosti. Verte, či nie, na tom ako komunikujete veľmi záleží. Buď si získate dôveru kolegov, alebo ju stratíte. Pri vašej pozícii je dôležité, aby ste dôveru mali vybudovanú. 

Naša komunikácia by mala byť efektívna a profesionálna, aby sme odkomunikovali správy, tak aby boli správne pochopené.

Základné komunikačné schopnosti sú počúvanie a načúvanie, hovorenie, čítanie a písanie a vnímanie neverbálnej komunikácie. 

Komunikujte:

• Jasne
• Vecne
• Načúvajte a neobhajujte sa
• Prispôsobte tempo
• Sledujte si tón hlasu
• Vyberajte slová a spôsob komunikácie
• Nie je cieľom komunikácie získať súhlas, ale porozumenie

Efektívna komunikácia znamená, keď druhá strana pochopí informáciu, tak ako ju komunikujeme. Je dôležité vedieť sa prispôsobiť v komunikácii druhej strane.

Ak som ja veľmi pozitívne naladená a kolega je v starostiach, tak mojou prehnanou radosťou ho môžem nahnevať. Buďme vnímavé a prispôsobme štýl komunikácie, aby sme dosiahli uspokojenie na oboch stranách.

Mali by sme si uvedomovať aj neverbálnu komunikáciu a tu je zopár signálov, ktoré by sme NEMALI vysielať:

• Nedostatok očného kontaktu
• Kontrolovanie mobilu
• Nedostatok pozornosti
• Uzavretý postoj
• Založené ruky
• Príliš slabé podanie ruky

Pozor na komunikačné bariéry

Môžu vznikať pri každej komunikácií, neporozumenie, rôzne šumy, tichá a nezrozumiteľná komunikácia, nevhodné reakcie na rozdielne názory. 

Môžeme mať vnútorné bariéry ako nesympatia, osobné problémy, odpor, nedostatok času. Alebo vonkajšie bariéry ako nepríjemné prostredie, hluk, svetlo, rôzne vyrušovanie. 

Určite sa vám stalo, že ste sa na nejakom mieste necítili komfortne. Vtedy aj komunikácia môže ísť ťažšie a zložito. Na dôležité stretnutia si vyberajte aj vhodné miesto. 

Poznajme asertivitu

Nezabúdajme, že niekedy musíme pre svoje vlastné dobro a zdravie povedať kolegom aj nie. Vtedy je dobré vedieť ako to správne komunikovať, aby sme sa ho nedotkli.  Vyjadrite pochopenie a dajte kolegovi termín, dokedy mu úlohu môžete spracovať. 

Iniciatíva

Proaktivita, alebo iniciatíva je druhá najviac cenená kvalita, odpovedalo 60% šéfov. Čo to znamená byť iniciatívna? 

Buďte samostatná, sama si nájdite prácu, prichádzajte s nápadmi. Keď budete proaktívna máte zaručený úspech u šéfa, aj u kolegov. 

Znamená to, že máte oči a hlavu otvorenú. Všímate si, čo sa deje vo firme, čo treba zlepšiť, či treba utužiť tím, či máte všetko v office, čo zamestnanci potrebujú k práci. Nesmie chýbať nič. Staráte sa o firemné kancelárie ako o svoj byt. 
Vybavíte aj nemožné, v tom je čaro vašich schopností. 

Budem konkrétnejšia, pre mňa to znamená: 

• ak prácu nemám od šéfa, tak si ju nájdem sama a nesedím so založenými rukami,
• som samostatná, nezaťažujem šéfa zbytočnými informáciami,
• mám oči a uši všade, office je môj priestor za ktorý som zodpovedná,
• iniciatívne, upravím, vymením, objednám, zariadim, vybavím,
• navrhujem iniciatívne pomoc (vráti sa mi to tisíckrát).

Kolegom som nápomocná a v tom je čaro Office / HR manažérky. Neprekáža jej to a vníma to ako svoje poslanie. Šéfovia chcú, aby zamestnanci, čiže moji kolegovia boli spokojní. 

Navrhujem zlepšenia, nerobím pracovný proces, alebo prácu len preto, že to tak niekto vymyslel. Ale zamýšľam sa ako sa to dá spraviť lepšie. Efektívnejšie. Samozrejme nie nutne vždy je potrebné niečo zlepšovať. 

Digitálne zručnosti

Veľmi ma teší, že dnešnú pozíciu office manažérky šéfovia nevnímajú len cez varenie kávy. Rovnako ako iniciatíva, sú pre šéfov dôležité aj digitálne zručnosti. Čiže dámy, nestačí len dobre vyzerať a usmievať sa, treba si svoju pozíciu získať šikovnosťou a zručnosťami. Ale úsmev samozrejme pomôže :).

Pracujte efektívne vďaka aplikáciám a systémom, ktoré vám pomôžu mať office pod kontrolou. Excel, Google aplikácie, či interné systémy, vy musíte byť tá, ktorá ich má v malíčku. 

Nemáte s nimi skúsenosť? Choďte a vzdelávajte sa. Pýtajte si budget na vzdelávanie, ak si to firma ešte nevie dovoliť, vzdelávajte sa sama. Určite sa vám táto investícia do seba vráti. 

Technológie hýbu svetom a ešte viac za poslednú dobu, ktorá nás všetkých preskúšala ako sa vieme adaptovať na online svet. 

Ak neviete kde začať, neváhajte ma kontaktovať a rada vám pomôžem.

Lojalita

Lojalita znamená, že ste v súlade s firemnou kultúrou, prostredím, pracovnou pozíciou. 

Jednoducho sa nesťažujete v kuchynke na to, čo ako firma robí. A najdôležitejšie, nevynášate informácie von z firmy, hlavne o nedostatkoch a problémoch firmy. 

Lojalita znamená, že ste diplomatická, viete v správnom čase povedať aj konštruktívnu kritiku, ale zároveň firmu odhodlane budete podporovať. 

Flexibilita

Šéfovia ocenia, ak sa viete prispôsobiť chodu firmy, potrebám zamestnancov a klientov. Byť flexibilná pri práci office manažérky je jedna z najdôležitejších vlastností, aby ste sa nezbláznili.

Pomáha vám riešiť zmeny, problémy, úlohy s chladnou hlavou a nepodľahnete panike. Rýchlo sa adaptujete na danú situáciu. Už len pri náznaku problému, vám ide v hlave riešenie.

Aj jedna z požiadaviek šéfov na office manažérky je flexibilita, pružnosť, schopnosť prispôsobiť sa zmenám.

Harvard Competency dictionary definuje flexibilitu ako: „Zachovanie akcieschopnosti, keď dochádza k výrazným zmenám v pracovných úlohách alebo v pracovnom prostredí, efektívne prispôsobenie sa práci v rámci nových štruktúr, procesov, požiadaviek alebo kultúr.“

Mne osobne táto vlastnosť veľmi zjednodušuje život. 

Schopnosť adaptovať sa na nové situácie, vám prinesie nové možnosti, nových ľudí do života a aj možno lepšiu pracovnú pozíciu. Pretože nebudete za tú, ktorá vždy má zo všetkým problém, ale tá ktorá všetko vyrieši s úsmevom.

BUĎTE PRIPRAVENÉ NA ZMENU!

Nebojte sa improvizovať, konajte aj bez plánu.

Zodpovednosť

Zodpovednosť znamená, že čo sľúbim, to dodržím. Ak ma šéf požiada o niečo, tak vie, že to môže považovať za vybavené a nemusí ma kontrolovať, či som to spravila. 

Pristupujte zodpovedne ku svojej práci a uvidíte, že vám to vydláždi cestu ku rešpektu a dôvere. 

Zhrnutie na záver

Je dôležité si zvyšovať a zlepšovať najviac svoje komunikačné zručnosti. Čítajte, sledujte ľudí, ktorí sa tejto téme venujú, vzdelávajte sa v tejto téme. Pomôže vám to zlepšiť kvalitu života nielen pracovného, ale aj súkromného. 

Poznajte svojho šéfa a kolegov, bude sa vám s nimi jednoduchšie spolupracovať a získavať rešpekt. 

Príspevok Aké kvality ocení váš šéf? Zistite ktoré kvality oceňujú dnešní šéfovia je zobrazený ako prvý na Podnikateľské centrum.