Prechodné obdobie

Ochranu osobných údajov rieši TCA v článku 10A. Dohoda oddialila možné obmedzenia prenosu osobných údajov pre krajiny EÚ, vrátane krajín v EHS do Veľkej Británie. 

Až do apríla je možné do Veľkej Británie prenášať osobné údaje „po starom“. Toto obdobie môže byť predĺžené až do júna. Označuje sa ako „vymedzené obdobie“. Vymedzené obdobie môže byť aj skrátené, ak Veľká Británia bez súhlasu vykoná niektoré z právomocí, ktoré sú špecifikované v TCA, napríklad schváli nové zmluvné doložky alebo záväzné vnútropodnikové pravidlá.

Zároveň Veľká Británia očakáva od Európskej únie rozhodnutie o primeranosti v zmysle článku 45 GDPR. 

To má byť vydané v prípade, ak Veľká Británia nezmení legislatívu v oblasti ochrany osobných údajov. Veľká Británia totiž prijala vlastný zákon o ochrane osobných údajov, ktorý je založený na princípoch GDPR a je obdobný. 

Vo vzťahu k Veľkej Británii je stále možné, že rozhodnutie o primeranosti nebude prijaté. V tom prípade sa bude na Veľkú Britániu nahliadať ako na tretiu krajinu. 

Subjekty, ktoré prenášajú do Veľkej Británie, alebo ktoré sú v pôsobnosti GDPR, budú musieť v tom prípade riešiť prenos iným spôsobom – cez výnimky, štandardné zmluvné doložky alebo ďalšími možnými spôsobmi v súlade GDPR a zároveň Britskou legislatívou.

Článok pokračuje pod reklamou

Prenos osobných údajov z EÚ do Veľkej Británie

Prenos osobných údajov medzi EÚ a Veľkou Britániou by tak až do apríla, resp. júna mal byť neobmedzený.

Po uplynutí vymedzeného obdobia môžu nastať 2 situácie:

• bude prijaté rozhodnutie o primeranosti a vzťahy k prenosu osobných údajov do Veľkej Británie budú bezpečné,

• nebude prijaté rozhodnutie o primeranosti a bude potrebné riešiť alternatívne spôsoby prenosu osobných údajov do Veľkej Británie v súlade s článkami 46 a nasl. GDPR.

Zároveň, ak mali spoločnosti prijaté záväzné vnútropodnikové pravidlá mimo Veľkej Británie, bude potrebné ich upraviť tak, aby spĺňali požiadavky ochrany osobných údajov v Británii aj v rámci GDPR. 

Určite odporúčame už teraz „rozdeliť“ osobné údaje na tie, ktoré boli získané a spracúvané pred 31.12.2020 a tie, ktoré sú získané a spracúvané od 01.01.2021. Tiež odporúčame pripraviť sa na prípadné osobitosti ochrany osobných údajov vo Veľkej Británii – teda zoznámiť sa s právnou úpravou a pracovať na „compliance“.

^[1] Trade and Cooperation Agreement between the European union and The European Atomic Energy Community, of the one part, and The United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, of the other part

• GDPR vás nemusí strašiť. V dátach sa už nestratíte, alebo ako môžete optimalizovať svoje procesy a zlepšiť svoje výsledky v oblasti správy dát.
• Školenie 9.3.2023: Ako zamestnávať v roku 2023 – postupy, ktoré musí vedieť každý zamestnávateľ a k tomu vzory nevyhnutnej dokumentácie
• Povinné školenia pre podnikateľov

Príspevok Ako sa vysporiadať s BREXITom z pohľadu GDPR? je zobrazený ako prvý na Podnikateľské centrum.

S takýmto prístupom firiem k GDPR sa bežne v praxi stretávame. Pôvod zaradenia GDPR pod kompetencie HR možno pripísať povahe agendy. Vo väčších firmách s vyšším počtom zamestnancov prechádza cez HR veľká časť agendy ochrany osobných údajov – najmä pri riešení pracovnoprávnych vzťahov.

V menších firmách môže byť toto nastavenie spôsobené faktom, že mzdár, personalista alebo účtovník je ten, ktorý má na starosti všetky „papiere“, nevynímajúc GDPR.

Je toto podriadenie komplexnej GDPR agendy pod „human resources“ a účtovníkov správne? Ako sa s ochranou osobných údajov vysporiadať?

Prečo potrebuje HR pomoc odborníkov

Odpoveď sme načrtli už na začiatku. V rámci ochrany osobných údajov sa riešia najmä:

• právne otázky – stanovovanie právnych základov (čl. 6 a nasl. Nariadenia GDPR), uzatváranie zmlúv o poverení so spracúvaním osobných údajov (čl. 28 a nasl. Nariadenia GDPR,
• otázky na úrovni bezpečnostných opatrení – organizačných a technických (čl. 32 a nasl. Nariadenia GDPR),
• otázky na úrovni stanovenia ďalších postupov (okrem bezpečnostných opatrení) – stanovenie postupov pre vybavovanie žiadostí dotknutých osôb (čl. 13 Nariadenia GDPR), oznamovanie bezpečnostných incidentov (čl. 33 a čl. 34 Nariadenia GDPR).

Uvedené príklady nie sú jediné a mohli by sme pokračovať vo „výpočte“ odborných povinností spadajúcich pod oblasť GDPR. Z príkladov je zrejmé, že podriadenie správy GDPR vo firme pod HR oddelenie, mzdárov, personalistov a účtovníkov, bez pomoci špecialistov v tejto oblasti, nie je podľa nášho názoru správne.

Povinnosti na úseku mzdy a personalistiky

Personalisti a účtovníci musia riešiť široké spektrum činností. Len samotná GDPR agenda (jedna časť zo všetkých povinností) si z ich strany vyžaduje pri nástupe pracovníkov:

• oboznamovanie dotknutých osôb,
• udeľovanie pokynov oprávneným osobám k spracúvaniu osobných údajov,
• oboznamovanie dotknutých a oprávnených osôb s internými predpismi (najmä) v oblasti ochrany osobných údajov a bezpečnosti,
• vedenie celej agendy „správnym“ spôsobom – hlavne pri uchovávaní, spracúvaní a vymazaní osobných údajov,
• zabezpečenie aktualizácie dokumentácie a školení,
• „zazmluvnenie“ dodávateľov, ktorý sú pre HR sprostredkovateľmi.

Pri komplexnej správe GDPR, najmä vo väčších firmách, je potrebné aj spomínané definovanie spracovateľských operácií a právnych základov, uzatváranie zmlúv so všetkými sprostredkovateľmi (externé softvéry, aplikácie, dodávatelia služieb), určenie organizačných opatrení (riadenie prístupov) a technických opatrení (správa zariadení, sietí), pravidelné školenia a pod.

Pointou je, že k tomu, aby boli vypracované dokumenty k ochrane osobných údajov správne aplikované v praxi (od prijímania životopisov, riešenia osobných dotazníkov a pracovných zmlúv, „privacy policy“, poverení a poučení oprávnených osôb, nastavení interných postupov pre spracúvanie osobných údajov vo firme, až po bezpečnostné opatrenia) samotné HR oddelenie nestačí.

HR, mzdár, personalista a účtovník jednoducho k správnemu riešeniu GDPR agendy potrebujú odborné poradenstvo.

Pozrite si videoškolenie securion. o GDPR v HR prostredí, ktoré Vám pomôže riešiť otázky týkajúce sa prijímania zamestnancov, vedenia osobných spisov, spracúvania fotografií, ako aj ďalšie zaujímavé otázky. Článok pokračuje pod videom.

.

Príspevok GDPR v HR prostredí: Čo všetko má na starosti HR je zobrazený ako prvý na Podnikateľské centrum.